Типичные ошибки кассиров. Как их избежать?

Распространёнными ошибками, которые совершают кассиры при работе на кассовом оборудовании (далее - КСА) являются:
- неверно сформированный платежный документ (чек) (на бОльшую сумму, чем следует);
- не оформление сдачи в платежном документе;
- снятие сменного Z-отчета с неверной датой;
- неправильное оформление записей в книге кассира;
- не оформление купли-продажи через КСА (отсутствует оформленный платежный документ).

1.     Кассир пробил по терминалу, но не пробил по КСА.

1.2 Кассир пробил по терминалу, а показал как наличку по КСА (и наоборот).

Первый случай - это занижение налогооблагаемой базы. Кассир должен написать объяснительную и пробить чек по КСА.

Второй случай - это грубейшая ошибка, которая показывает, что предприятие не следит за кассовой дисциплиной. Такие ошибки приводят к тому, что в книге кассира будет показана неверная сумма остатка денег в КСА.

Как избежать обоих случаев:

• сделать сверку в конце дня до формирования Z отчета,

Сверяем  “Итого” отчета по терминалу и безналичные продажи в X отчете. Эти цифры должны быть равны, если они не равны - значит где-то ошибка. 

• при заполнении книги кассира сверять фактические наличные деньги с данными книги, заполнять книгу кассира ежедневно (каждую смену).

2.     Кассир неправильно пробил чек.

Ситуация 1. Ошибка обнаружена до печати кассового чека.

В этом случае кассир исправляет на КСА неправильно набранную им информацию - отменяет операцию в чеке или отменяет весь чек в зависимости от модели КСА - и вводит правильные данные.

Ситуация 2. Ошибка обнаружена после печати кассового чека.

В данной ситуации кассир должен:

1) Выдать покупателю новый кассовый чек.

2) Ошибочно сформированный кассовый чек оставить у себя.  

Каким образом оформить такой чек, уточните у обслуживающей КСА организации. Использование (погашение) таких чеков запрещено.

3) В конце рабочего дня (смены) составить реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования и приложить к нему все ошибочно сформированные кассовые чеки за этот рабочий день (смену).

4) При использовании кассового оборудования без СКНО записать в графу 11 книги кассира итоговую сумму, указанную в данном реестре.

5) На кассовом оборудовании с установленным СКНО аннулировать ошибочно сформированный чек.

Ситуация 3. Кассир обнаружил ошибку, а покупатель уже ушел и не вернул ошибочный кассовый чек.

Что делать:

1) Не пробивать на кассовом оборудовании правильный кассовый чек и не составлять реестр ошибочно сформированных платежных документов.

2) В конце рабочего дня (смены) вывести Z-отчет, несмотря на то, что информация этого отчета содержит допущенную кассиром ошибку.

3) Не вносить исправления в Z-отчет.

4) На основании данных выведенного Z-отчета заполнить гр.5, 7, 8, 9 книги кассира.

5) В гр.12 книги кассира указать фактически сданную выручку за рабочий день.

6) В гр.13 книги кассира записать фактический остаток наличных денег на конец дня.

7) Написать объяснительную с указанием, когда, как и на какую сумму произошла ошибка.

3.     Клиент хочет вернуть товар: как сделать это правильно?

Алгоритм действий:

1) Получите устное или письменное заявление покупателя о желании вернуть товар.

2) Проверьте, действительно ли товар купили у вас.

Подтверждением, что товар купили у вас, могут быть:

• чек, квитанция или другие документы,

• свидетельские показания,

• элементы упаковки, подтверждающие приобретение товара у вас.

3) Посмотрите перечень товаров, не подлежащих возврату. Если товар возврату не подлежит, отправьте покупателя домой.

4) Если товар можно вернуть, верните деньги покупателю или поменяйте товар.

Как вернуть деньги:

1) Оформите акт о возврате наличных денежных средств покупателю (если чека нет, то в графе «№ чека» в акте ставьте прочерк).

2) Если покупатель предъявил чек на несколько позиций, верните деньги и копию чека (чек) с отметкой о возврате товара, а чек (копию чека) с отметкой о возврате оставьте у себя.

3) В конце дня в книге кассира в графе 10 «Возвращено сумм наличных денежных средств покупателям» заполните строку на сумму возвращенных денежных средств.

Не возвращайте деньги и не меняйте товар, если товар поврежден покупателем.

 

4.     Кассир принял деньги без подтверждающих документов.

Любые денежные средства принимаются с оформлением специальных документов или пробитием чека! Есть перечень с исключениями. Смотрите в 117 Инструкции.

 

5.     Кассир отдал деньги из КСА и не оформил документы.

Такая ситуация - риск для кассира. Только подтверждающий документ докажет, что выручку вы сдали, а не украли. Даже если приходит собственник или директор, требуйте оформления документов!

Например: расходный кассовый ордер. 

 

6.     Кассир сдал денег больше, чем продал.

Частая ошибка, если не вести учет или книгу кассира. На расчетный счет нужны деньги и кассир сдает сколько нужно. Потом выясняется, что столько денег даже не заработали.

Как избежать: ведите учет и книгу кассира или обращайтесь к профессионалам - мы подскажем.

ВАЖНО: если вы сдаете на расчетный счет больше денег, чем пробили по кассе, ИМНС поймет, что, скорее всего, вы пробиваете не все чеки :)

 

7.     Кассир не сдал выручку.

Выручку обязаны сдавать все, кроме ИП. Выручка изымается из КСА не реже 1 раза в 7 дней и не реже 1 раза в 30 дней из кассы предприятия. Подробней.

8. Кассир не сформировал платежный документ и соответственно не выдал его покупателю.

Это ситуация, последствия которой, могут стать для кассира административно наказуемой.
Ст.12.18 Кодекса РБ об административных правонарушениях установлено, что нарушение установленного порядка приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет работником ИП или юридического лица либо нарушение установленного порядка приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет ИП влекут наложение штрафа в размере от 20 до 50 базовых величин.

    9. Как внести исправления в книге кассира?

В книге кассира сделана неправильная запись. (Данная ситуация не касается плательщиков единого налога, так как, на сегодняшний день, согласно пункту 14 Пост. Совета Министров и НЦ РБ от 06.07.2011 №924/16 они освобождены от ведения книги кассира. 
Записи в книге кассира осуществляются ежедневно в хронологическом порядке, перьевой или шариковой ручкой, без помарок. В начале рабочего дня (смены) производится запись даты, показаний нарастающего оборота кассового оборудования на начало рабочего дня (смены) и суммы наличных денежных средств, полученных кассиром перед началом работ для расходных операций. Данные заверяются подписью ответственного лица (самого ИП или назначенного им работника, например, того же кассира). По окончании рабочего дня (смены) кассир заполняются остальные реквизиты, предусмотренные в форме книги кассира. (пункт 14 Пост. Совета Министров и НЦ РБ от 06.07.2011 №924/16) и ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВЛЕНИЯ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 19 марта 2019 г. № 117 «Об утверждении Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами»

Поделитесь этой статьей с вашими кассирами, чтобы в будущем они не повторяли ошибки и исправляли их самостоятельно.