Как освободить время для дел, которые по‑настоящему важны.

Нам свойственно измерять продуктивность в неправильных категориях: сколько часов проработали, сколько задач выполнили. Однако настоящая продуктивность измеряется не в количественных, а в качественных показателях. Работа должна приближать к поставленной цели, в противном случае это только занятость.

Часто мы невольно делаем выбор в пользу занятости. Когда перед нами стоит важная и сложная задача, решение которой требует больших интеллектуальных усилий, велик соблазн отвлечься на мелкие дела. Тут как раз очень кстати переполненный почтовый ящик или вопрос коллеги, заданный в мессенджере.

С одной стороны, кажется логичным расправиться с простым заданием, прежде чем приступать к сложному. Однако мы недооцениваем, сколько времени уходит на выполнение незначительных задач, — это когнитивное искажение, известное как «ошибка планирования». И в итоге тратим силы на рутину, а на важное ресурсов уже не хватает.

Поэтому если хотите сделать работу хорошо, от нее нельзя отвлекаться. По крайней мере, на другую работу. Большинству из нас действительно не обязательно быть на связи непрерывно. Но и внезапно начать игнорировать коллег тоже нельзя, особенно если вы руководитель. Важно найти баланс, который позволит выделить время на важную работу и не навредить процессам компании. Вот какие шаги помогут отключиться от окружающего мира.

Шаг 1. Найдите свой «прайм-тайм»

У каждого человека есть период, когда работается лучше всего. Мотивационный спикер Брайан Трейси называет этот период «прайм-тайм» — «время дня, когда, согласно вашим биологическим часам, вы наиболее сосредоточены и продуктивны». Постарайтесь определить, на какие часы «прайм-тайм» приходится у вас. Последите за собой несколько дней: записывайте, когда были сфокусированы и энергичны в наибольшей степени, когда удалось сделать больше всего.

Вы получите максимальную пользу, если сделаете именно этот отрезок времени периодом отключения от окружающего мира. В эти часы вы и так успеваете больше, а если никто не будет дергать — сможете выжать из «прайм-тайма» максимум. Запланируйте на этот период блок «не беспокоить», который будет повторяться каждый день — с закрытой почтой, отключенными оповещениями и с беззвучным режимом в телефоне.

Шаг 2. Предупредите коллег

Важно, чтобы люди знали, что в определенные часы к вам нельзя обращаться. Но сотрудники должны также знать, что делать в форс-мажорной ситуации, когда вы недоступны. Обсудите с коллегами следующие вопросы:

·        есть ли периоды рабочего дня, когда «выключение» руководителя невозможно запланировать;

·        как можно связаться с руководителем в случае чрезвычайной ситуации;

·        хотят ли сотрудники выделить себе «заблокированное» время для углубленной работы.

Системы, которые вы выстраиваете вокруг своей работы, не должны превращаться в застывший механизм.

Шаг 3. Автоматизируйте рутинные задачи

Чтобы уделять внимание важным вещам, нужно обеспечить выполнение необязательных задач. Проведите аудит рабочего дня: каждый час записывайте, что сделали, отмечайте результат работы, была ли она важна для решения задач. Затем найдите в своем списке дел повторяющиеся задачи. Это первые кандидаты на автоматизацию. Например, если часто приходится отвечать на похожие письма, подготовьте шаблоны ответов. Рассылать задания сотрудникам не придется, если будете записывать информацию в «Google-документ» с общим доступом. Настройте уведомление в телефоне или почте с просьбой обратиться к вам позже, если не можете ответить оперативно.

Если есть задача, которую робот не может выполнить за вас полностью, ее можно разбить на маленькие подзадачи и посмотреть, какие из них можно делегировать умным программам.

По материалам Entrepreneur, Medium и др.